Как организовать домашние документы

Стоимость компактных моделей начинается от 2000–2500 тысяч рублей. С помощью услуги Халва вы можете воспользоваться возможностью приобрести противопожарную модель с высокой степенью защиты от взлома в рассрочку, которая распространяется до 10 месяцев.

Зачем нужен домашний архив

Казалось бы, зачем вообще разбираться, как грамотно организовать хранение документов дома? Часто документы требуются лишь изредка, и многие предпочитают просто сложить их в один какой-то ящик, а затем не беспокоиться о том, что они там есть. Однако такой подход является ошибочным.

Существуют по крайней мере пять причин, почему стоит обустроить домашний архив:

1. Это экономит пространство. Неупорядоченные бумаги, занимающие целый комод, с правильной организацией могут уместиться в одном ящике.
2. Это позволяет беречь время. Жизнь коротка, поэтому стоит задуматься, почему надо тратить ее на поиски какой-либо квитанции за прошлый год.
3. Это сохраняет документы в целостности. В домашнем архиве ваши бумаги не помнутся, не будут испачканы чаем и не попадутся в лапы домашних животных, как, например, любопытные коты или хомяки.
4. Это повышает уровень безопасности. Во-первых, документы остаются вне доступа случайных посетителей — будь то гости или курьеры. Во-вторых, в экстренной ситуации вам будет намного легче разобраться, что и куда брать. Пока соседи в панике ищут паспорта и свидетельства о рождении, вы будете готовы к эвакуации.
5. Эстетически приятно. Ряд аккуратно расставленных папок и коробок выглядит намного лучше, чем неразбериха из бумаги.

Организованный личный архив — это ваш островок контроля в мире, полном неопределенности. Например, если холодильник вдруг вышел из строя, вы точно будете знать, где искать гарантийный талон. Случись внезапная болезнь у вашего любимца, ветпаспорт можно будет найти за считанные секунды.

Когда вы поддерживаете порядок в документах дома, вы существенно снижаете уровень фона стресса. Этого уже достаточно, чтобы потратить несколько часов на наведение порядков.

Разделяй и властвуй: как разобрать документы и не сдаться

Итак, мы открываем тот самый заветный ящик и обнаруживаем там кучу одних только бумаг. Что-то даже разложено по папкам и конвертам, но что именно — с первого взгляда не скажешь. В некоторых папках документы давно потеряли содержание, и, например, квитанции пятилетней давности просто вываливаются наружу…

Это знакомая ситуация? Давайте исправим это!

Управлять своей документацией на самом деле легко. Для достижения порядка необходимо всего три шага:

1. Разобрать. Вытяните все бумаги и разложите их на полу или диване. Приготовьте коробку или пакет для ненужных бумаг — в нее будут отправлены все материалы, которые вы больше не планируете хранить.
2. Сортировать. Документы, которые еще действительны, нужно отсортировать по категориям: личные и медицинские бумаги, квитанции, инструкции, паспорта на технику и т.д. Просроченные документы следует безжалостно выбросить.
3. Оцифровать. Инструкции к бытовым приборам и электронике можно найти в интернете, поэтому их спокойно можно выбросить. Также можно поступить со старыми справками, удостоверениями, а также ученическими и студенческими билетами, утратившими свою актуальность. Просто отсканируйте или сфотографируйте их, чтобы сохранить память, и не храните в бумажном виде.

Если же оцифровка вызывает у вас внутри сопротивление, возможно, она вам и не подходит. Прислушивайтесь к своим ощущениям и не выбрасывайте те документы, которые представляют для вас ценность — бумажные документы, как и книги, имеют свое очарование.

Теперь осталось только отсортировать необходимые и актуальные бумаги, чтобы аккуратно разложить их по папкам и конвертам. Существует несколько способов рассортировки:

• По области применения. Например, паспорта и водительские права можно хранить в одной папке, медицинские полисы и справки — в другой, а квитанции — в третьей. Это удобно для персональных архивов.
• Персонально. Создание личных папок для каждого члена семьи значительно упростит поиск: приготовьте отдельные папки для документов, таких как полис, СНИЛС, медицинские справки. Для домашних животных также стоит выделить отдельную папку, куда можно складывать паспорт, справки, прививочные сертификаты и так далее.
• По частоте использования. Документы можно разделить на архивные (например, техпаспорт и свидетельство о праве собственности на квартиру, которые нужны не чаще нескольких раз в годы), базовые (такие как СНИЛС, медицинская карта, диплом) и текущие (квитанции, чеки).

Чем чаще вы пользуетесь документом, тем доступнее он должен быть. Организуйте хранение так, чтобы находить нужные документы в считанные минуты.

Начните с пересмотра документов и их классификации по важности

Разложите перед собой все документы, которые требуют систематизации: личные бумаги, медицинские справки, финансовые документы, договоры на квартиру и автомобиль, инструкции, гарантии, а также бумаги, которые вы хотите сохранить на память, включая детские рисунки, фотографии и важные заметки с идеями.

Чтобы организовать хранение всех этих бумаг, необходимо много места. Поэтому на этом этапе мы будем разбирать все, что у нас есть, одновременно не забывая убирать лишнее. Например, возможно, у некоторых документов уже истек срок гарантии, или срок хранения договора закончился.

Инструкции к купленным товарам и бумаги «на память» можно отсканировать или сфотографировать и перевести в электронный вид, чтобы хранить у себя на компьютере. К тому же многие товары имеют свои электронные инструкции, доступные на веб-сайтах производителей или в интернет-магазинах. Попробуйте поискать инструкцию на купленный вами товар в интернете. Если она найдется, сохраните ее в электронном формате, и таким образом бумажный оригинал можно будет не хранить.

Этап сортировки

Все необходимые документы объедините в различные стопки по смыслу. Можно заранее продумать систему сортировки по категориям. Предлагаем вам несколько удобных классификаций документов:

• Личные: свидетельство о рождении, паспорт, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика), свидетельство о регистрации по месту жительства, дипломы, медицинский полис;
• Семейные: свидетельства о браке и рождении;
• Рабочие: трудовая книжка, резюме, трудовой договор;
• Медицинские: полис ОМС, полис ДМС, пенсионная справка, документы о медицинских осмотрах;
• Документы на движимое и недвижимое имущество: договора купли-продажи, свидетельства о праве на собственность, акты приема-передачи;
• Финансовые: счета на оплату, банковские выписки, реквизиты;
• Договоры с организациями: договора с кружками и школами для детей;
• Документация, оставшаяся после покупки товаров: инструкции, гарантийные талоны и чеки;
• Памятные вещи: письма, записи, открытки, просроченные заграничные паспорта с визами и воспоминаниями о путешествиях.

Внутри одной категории также можно выделить несколько подкатегорий. Например, вы можете организовать личные документы для каждого члена семьи отдельно: для жены, мужа, дочки и сына. Таким образом, даже ребенок сможет самостоятельно найти свои документы.

Также можно упорядочить все по срокам действия. Например, справка о несудимости или флюорография действительны только в течение одного года.

Если предложенные варианты систематизации вам не подходят, вы можете просто рассортировать важные бумаги по степени их необходимости в повседневной жизни. Например, лучше держать квитанции об оплате и паспорта в легком доступе, а памятные документы и договора можно убрать на верхнюю полку. Остальные документы стоит расположить в «золотой середине», но для удобства поиска лучше хотя бы приблизительно разбить их на подгруппы.

Рекомендуется сразу же создать электронные копии всех основных документов. Наличие таких копий значительно упростит процесс их восстановления, если с оригиналами что-то случится.

Не забывайте: фотографируйте или сканируйте самые важные документы. Если вы уже показывали оригинал, например, в поликлинике, то в следующий раз достаточно будет указать номер документа с фотографии.

Какие документы бывают

Уже при выписке из роддома у новорожденного, как правило, имеются два документа: свидетельство о рождении и медицинский полис. Далее их количество только увеличивается. Давайте разберем, какие категории документов обязательно есть в каждом доме.

Личные

• Свидетельство о рождении;
• Паспорт;
• ИНН;
• СНИЛС;
• Медицинский полис;
• Свидетельство о браке и/или разводе;
• Документы об образовании — аттестаты, дипломы;
• Водительское удостоверение.

Это далеко не полный список; сюда также можно отнести заграничный паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение и так далее.

У детей младше 14 лет основным документом является свидетельство о рождении. Учитывайте, что оно не содержит информации о прописке — эта информация представлена в свидетельстве о регистрации по месту жительства (форма №8).

Медицинский полис, СНИЛС и ИНН также оформляются в первые дни жизни малыша. Кроме того, ребенку можно мгновенно оформить заграничный паспорт, который стоит хранить с остальными личными документами.

Эти бумаги нужно хранить постоянно, так как они могут понадобиться в любую минуту. Поэтому лучше всего аккуратно сложить их в небольшую папку с файлами, где они будут видны, но в то же время надежно защищены.

Для каждого члена семьи стоит создать отдельную папку. Всех их можно поместить в более крупную папку или ящик.

На собственность

К этой категории документов относятся, например, договоры купли-продажи, дарения, свидетельства о вступлении в наследство или приватизации.

Свидетельства о праве собственности на недвижимость, выданные на гербовой бумаге, которые были актуальны до десяти лет назад, сейчас уже не выдаются. Однако они сохраняют свою юридическую силу. Поэтому, если у вас есть свидетельство о собственности, выданное до 2016 года, храните его вместе с другими документами на недвижимость.

К этой же категории можно включить и дополнительные документы, такие как технический паспорт, брачный договор, если в нем обсуждаются вопросы о владении и распоряжении имуществом.

В общем, документы о собственности следует хранить на протяжении всего периода владения имуществом, а после этого еще три года — именно такой срок исковой давности установлен для сделок, связанных с недвижимостью.

Тем не менее, в некоторых случаях этот срок может достигать 10 или 15 лет, поэтому лучше иметь на руках важные бумаги и после истечения трехлетнего срока, просто убрав их на дальнюю полку.

Придерживаться системы хранения

Варианты хранения документов зависят от их объема и доступного места. Вот некоторые из возможных решений:

• Отдельные папки для каждой группы документов;
• Папки на кольцах подойдут, если документов много;
• Картонные или пластиковые коробки для хранения. Вертикальные коробки удобнее, так как в них быстрее найти нужный документ, чем в горизонтальной стопке;
• Файлы внутри выдвижного ящика. Папки располагаются вертикально, а сверху на них можно наклеить стикеры для быстрого доступа к важному;
• Портфель или кейсы могут быть использованы для хранения самых важных документов. Портфель удобно взять с собой в экстренной ситуации.

Выбрать место в доме

В идеале, важно хранить все ключевые документы в сейфе, однако качественный офисный сейф стоит от 10 000 рублей, и не все решатся потратить такую сумму.

Наиболее практичный способ хранения — разместить коробки и органайзеры на открытых полках, но данный метод откроет доступ к документам всем любопытным. Такой подход оправдан в кабинете или спальне, где обычно находятся только близкие.

В общем, подойдет любое недоступное для малышей и домашних животных место, например, выдвижной ящик стола или шкафа.

Паркуйте коробки с документами на антресолях — это нецелесообразно, так как будет сложно их достать.

Ящики удобнее для хранения, чем полки: не нужно извлекать каждую папку, чтобы найти нужный документ.

Документы упорядочены по папкам, папки помещены в коробке, которая находится в ящике.

Если в комнате не бывает посторонних, а дети подросли, то можно не скрывать документы в закрытых ящиках.

У одного из редакторов журнала документы аккуратно хранятся в бумажных накопителях внутри старинного секретера.

Как правильно хранить документы дома

Существует множество советов по хранению документов в домашних условиях, чтобы не превратить квартиру в архив.

• Отбрасывайте сразу все инструкции к бытовой технике и оставляйте только гарантийные талоны. Инструкции по эксплуатации всех приборов доступны в интернете.
• Храните документы в вертикальном положении, а не в горизонтальном. Это облегчает извлечение нужного документа, не нарушая всю стопку.
• При выборе мебели учтите наличие ящика для документов в шкафах и столах. Оптимальный размер — под формат A4.
• Если у вас есть возможность добавить один элемент в интерьер, рассмотрите варианты покупки секретера, в котором легче всего организовать эффективное хранение.
• Используйте зип-папки с кармашками на молнии, чтобы ничего не выпадало. Не забывайте сразу же делать пометки о содержимом каждой папки.
• Все часто используемые документы должны храниться сверху, а редко используемые — внизу.

Но даже если вы долгие годы управляли документами и знаете, как хранить их в идеальном порядке, стоит помнить, что квартира не является идеальным местом для хранения ценных бумаг. Если вы часто уезжаете в отпуск или в командировку, рассмотрите возможность использования альтернативы, такой как сервис по аренде боксов индивидуального хранения kladovkin.ru.

Остались вопросы?

Для аренды кладовки зарегистрируйтесь в приложении Кладовкин, выберите подходящий тариф и оплатите услугу. Если возникли трудности, можно позвонить в службу заботы о клиентах, где вам подберут подходящий бокс и помогут настроить личный кабинет. Также вы можете приехать в офис Кладовкин лично.

Да, вы можете лично осмотреть, как все устроено на складах Кладовкин и в каждой конкретной кладовке. Для этого оформите гостевой визит, заполнив форму на странице соответствующей кладовки в приложении. Приехать на место вы сможете в течение 24 часов.

Если кладовка расположена на складе с доступом по пин-коду, на ваш телефон придет СМС с одноразовым кодом доступа на склад.

Если кладовка со складом с bluetooth-доступом, выбранная кладовка будет отображена в вашем личном кабинете в приложении. Просто нажмите «Открыть бокс». Важно: для корректной работы приложения на вашем телефоне должны быть активированы Bluetooth и геолокация.

Подробную информацию о размерах кладовок вы можете найти в статье.

Тепло и сухо. Климат-контроль поддерживает влажность между 50 и 60% и температуру свыше 17 градусов. На складах не происходит резких температурных скачков, что предотвращает образование конденсата.

Чистота. В складских помещениях установлена современная система вентиляции, а влажную уборку проводят два раза в неделю, поэтому хокк и посторонние запахи отсутствуют.

Без вредителей. Хранить продукты на складе запрещено, поэтому насекомых и грызунов здесь нет. Профилактическая дезинсекция и дератизация проводятся ежемесячно.

Ваши вещи будут находиться в таких же условиях, как и дома.

Автоматизированный доступ. Доступ на склад и в вашу личную кладовку возможен только по пин-коду или через bluetooth-доступ в приложении. Посторонние лица не смогут войти.

Системы безопасности. На складах осуществляется круглосуточное видеонаблюдение как снаружи, так и внутри. Служба клиентского сервиса работает 24/7 и быстро реагирует на нестандартные ситуации.

Мы не принимаем на хранение имущество, которое ограничено по законодательству РФ или создает неудобства для других арендаторов. Запрещено хранить:

• Оружие, боеприпасы, взрывоопасные вещества;
• Химически агрессивные, ядовитые и радиоактивные материалы;
• Наркотические и психотропные препараты;
• Вещества, подверженные горению;
• Штаммы бактерий и вирусов;
• Лекарственные средства;
• Материалы, источающие дым и запах;
• Деньги и ценности;
• Продукты питания;
• Растения и их семена;
• Животные;
• Технику с остатками горюче-смазочных материалов (мотоциклы, скутеры).

При подписании договора аренды вы соглашаетесь с этими условиями и берете на себя полную ответственность за содержимое своей кладовки.

Арендовать можно на любой срок, начиная от одного месяца.

Договор составляется на срок до 11 месяцев и автоматически продляется, если вы не решитесь его расторгнуть.

Банковской картой на сайте или через приложение Кладовкин. Карту можно подключить к личному кабинету и настроить автоматический платеж.

По реквизитам в любом отделении банка или онлайн.

Наличными и картой в офисе Кладовкин (только для оплаты кладовки, расположенной в том же складе, где находится офис).

Да, если вам требуется кладовка большего или меньшего размера, в другом складе или по другой цене, просто позвоните в круглосуточную службу заботы Кладовкин. Специалисты помогут обновить или переоформить ваш договор аренды.